Przedsiębiorcy w Polsce niedługo zostaną zobligowani do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Czym dokładnie jest ten system? Od kiedy zacznie on obowiązywać? W jaki sposób można wystawić w nim fakturę?
Co to jest Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur, w skrócie określany jako KSeF, to rodzaj ogólnopolskiego systemu teleinformatycznego, który został stworzony, aby obsługiwać e-faktury ustrukturyzowane.
Za pomocą KSeF można możliwe jest wystawianie e-faktur, przekazywanie ich do odbiorców, a także ich przechowywanie.
Faktura ustrukturyzowana – co to jest?
W KSeF stosowane są faktury ustrukturyzowane. Termin ten odnosi się do faktur elektronicznych o określonym formacie, a dokładnie jest to format XML zgodny z e-Fakturą FA(2).
KSeF – kto musi z niego korzystać?
Zgodnie z przepisami Krajowy System e-Faktur przeznaczony jest dla poniższych podmiotów:
- Przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT,
- Przedsiębiorcy zwolnieni z płacenia podatku VAT,
- Podatnicy korzystający z procedury unijnej OSS z polskim identyfikatorem NIP.
W praktyce oznacza to, że program do KSeF bedzie miał swoje zastosowanie niemalże we wszystkie podmiotach prowadzących działalność w Polsce.
Od kiedy wchodzi obowiązek KSeF?
Krajowy System e-Faktur został wprowadzony jako dobrowolny 1 stycznia 2022 roku. Kiedy wchodzi obowiązek KSeF?
Zgodnie z przepisami obowiązek korzystania z KSeF rozpoczyna się od 1 lipca 2024 roku. Od tego momentu wszystkie zobowiązane podmioty będą musiały przystąpić do Krajowego Systemu e-Faktur.
Jak wystawiać faktury przez Krajowy System e-Faktur?
Aby zacząć wystawiać faktury przez KSeF, konieczne jest dokonanie rejestracji za pośrednictwem strony Ministerstwa Finansów.
Następnie można skorzystać z jednego z dwóch rozwiązań:
- Bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów
Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia pozwalające na korzystanie z KSeF. Dzięki nim można spełnić obowiązek bez ponoszenia dodatkowych kosztów.
W tym celu powstała darmowa Aplikacja Podatnika KSeF, z której można korzystać na stronie resortu. Pozwala ona na wystawianie, odbieranie i sprawdzanie faktur.
- Komercyjne programy
Drugą opcją jest skorzystanie z programów do fakturowania, które zostały dostosowane do nowych zmian. Taką funkcję oferuje między innymi program LoMag, który usprawnia nie tylko fakturowanie, ale również prowadzenie magazynu i sprzedaż.
Skorzystanie z komercyjnego oprogramowania daje dodatkowe funkcjonalności i pozwala na szybsze i prostsze wystawianie faktur elektronicznych i przekazywanie ich do KSeF.