KPI – Kluczowe Wskaźniki Efektywności – charakterystyka

Prawdopodobieństwo osiągnięcia sukcesu w określonej branży jest zdecydowanie większe, jeśli decyzje podejmowanie są w sposób rozsądny i skoordynowany.

Czym jest KPI?

Mianem KPI nazywa się wartości, które pozwalają na bieżąco kontrolować poszczególne aspekty funkcjonowania danego przedsiębiorstwa. Charakterystyka Kluczowych Wskaźników Wartości pozwala odpowiednio wcześnie wyłapać działy przedsiębiorstwa, których niska efektywność jest przeszkodą w osiąganiu zamierzonych celów.

Czym są Kluczowe Wskaźniki Efektywności KPI?

KPI to kilkadziesiąt mierzalnych wartości, które pozwalają przełożyć aktualny stan przedsiębiorstwa na konkretne wartości liczbowe. Subiektywna ocena pracy jednostek lub pododdziałów może być bowiem problematyczna. Monitorowanie na bieżąco stanu audytów, wyników sprzedaży lub średniego czasu rozwiązania określonego problemu jest zdecydowanie bardziej wymierne. Wysokie wartości czynników KPI potwierdzają dobre funkcjonowanie w konkretnym aspekcie. Tym samym możliwe jest wyznaczanie kolejnych celów.

Wskaźniki KPI można zatem porównać do matematycznych wartości, które stanowią przełożenie nieskończonej liczby czynników na aktualny stan wydajności.

Czym powinny charakteryzować się wskaźniki KPI?

Wprowadzaniem systemów wskaźników KPI zajmują się wykwalifikowane firmy, które swój model opierają na specjalistycznych bazach danych. Samodzielna analiza każdego czynnika, który wpływa na spadek poszczególnych KPI, jest praktycznie niemożliwa do zrealizowania. Narzędzie informatyczne posiada natomiast odpowiednie cechy. Dzięki niemu otrzymany rezultat będzie najbardziej zbliżony do rzeczywistości.

Wskaźniki KPI nie są uniwersalne i dla każdego przedsiębiorstwa. Wartości te są formułowane w sposób indywidualny. Oczywiście istnieje szereg najczęściej powtarzających się kluczowych wartości efektywności. Ostateczna decyzja należy najczęściej do wykwalifikowanych specjalistów.

David Parmenter to czołowy ekspert w dziedzinie KPI, który sformułował zasady tworzenia wymiernych wskaźników. Według Brytyjczyka powinny one być koordynowane przez kierownictwo spółki. Powinny być także jasne i klarowne dla pracowników.

Dodatkowo pomiarów konkretnych wartości należy dokonywać codziennie w regularnych odstępach czasu. Ich definicje powinny być dokładnym określeniem zakresów obowiązków i wymogów względem osób zatrudnionych w firmie.

Najbardziej dyskusyjną zasadą wskaźników KPI jest ich aspekt finansowy. Niektórzy specjaliści wskazują na niewielki poziom zależności pomiędzy wartościami wyrażonymi w lokalnej walucie. Inni uważają natomiast, że analiza finansów to podstawa mierzalności KPI.

Charakterystyka wskaźników sprawia, że większość przedsiębiorstw decyduje się jednak na bezpośrednią analizę sum przychodów, odsetek lub cyklicznych obrotów. Porównywalne wartości powinny być jednak odpowiednio zwalidowane, dlatego kwestia indywidualności odgrywa przy KPI tak istotna rolę.

Przykłady Kluczowych Wskaźników Efektywności

Wskaźniki KPI różnią się w zależności od konkretnej branży, rozmiaru przedsiębiorstwa, charakterystyki firmy i ilości zatrudnionych pracowników. Z tego powodu dostępne w sieci internetowej przykłady KPI mogą odgrywać wyłącznie funkcje poglądową. W większości przypadków wskaźniki KPI dzieli się na kilka podstawowych podgrup. Obejmują one między innymi aspekty finansowe, jakość produktów, obsługę klientów, marketing i zarządzanie zasobami ludzkimi.

Finansowe KPI są najbardziej intuicyjne, ponieważ poszczególne wartości wydają się być naturalnym obszarem do monitorowania postępu. Zysk miesięczny, marża, okresowy obrót lub wysokość dywidend to aspekty wyrażane w sposób liczbowy. Ich porównanie ułatwia śledzenie kierunku rozwoju przedsiębiorstwa i przybliżanie się do osiągania kolejnych celów. Podobnie jest z czynnikami zarządzania operacyjnego, które w głównej mierze skupiają się na wartościach czasu.

Przykłady KPI, takie jak MTBF (średni czas bezawaryjności) i MTTR (średni czas od wystąpienia awarii do jej usunięcia) pozwalają w obrazowy sposób ocenić, na jakim poziomie znajduje się obecnie przedsiębiorstwo w tych konkretnych aspektach. Kluczowe Wskaźniki Efektywności mogą być porównywane do KPI danej firmy z przeszłości lub sztucznie wykreowanych przez program wartości.

Jak wdrożyć system KPI do swojej firmy?

Charakterystyka Kluczowych Wskaźników Efektywności sprawia, że zastosowanie tego systemu na większą skalę jest sporym wyzwaniem. Wyspecjalizowane działy przedsiębiorstw mogą samodzielnie zajmować się monitorowaniem konkretnych KPI, jednak skuteczną analizę kilkudziesięciu pomiarów może wykonać jedynie odpowiedni program.

Ten sposób zarządzania firmami i podejmowania określonych decyzji często występuje na zachodzi. Natomiast w Polsce wciąż jest dopiero wdrażany. Warto jednak pamiętać o tym, że nawet idealny system może podejmować błędy w analizach. Dlatego niezbędne jest to, aby KPI były tylko sugestią do wyboru odpowiednich rozwiązań. Nic bowiem nie zastąpi doświadczenia ludzkiego i racjonalnej oceny sytuacji biznesowej.